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La distruzione dei documenti condominiali

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La distruzione dei documenti condominiali

Quante volte un nuovo amministratore che riceve l’incarico in un nuovo condominio, viene sommerso di documenti?

Quante volte la tentazione di distruggere i documenti, a prima vista vecchi e ingombranti, spinge l’amministratore a commettere un errore irreparabile e perseguibile?

A questa domanda risponde oggi il Presidente Nazionale UNAI, Prof Dott. Rosario Calabrese.

La documentazione condominiale non può essere distrutta. MAI.

Come cita l’articolo 1713 del c.c.: “è rimettere al mandante tutto ciò che ha ricevuto a causa del mandato”  al momento della nomina.

Questo vuol dire che tutti i documenti del condominio non sono del mandatario, ma del mandante.

Anche  se il codice, obbliga l’amministratore a conservarli per dieci anni, non lo autorizza, però, al termine di questo periodo alla loro distruzione .

Assolutamente no.

Deve necessariamente e preventivamente fare il verbale di distruzione dei documenti.

Verbale che non può redigere l’amministratore di sua iniziativa, ma dev’essere redatto dal proprietario dei documenti: l’assemblea.

Quindi, di fatto, è l’assemblea che decide di distruggere i documenti, di dieci anni prima.

Consapevoli, però, che i documenti, devono essere conservati per almeno 15 anni; dieci, più i tempi per la conservazione dei documenti fiscali.

Al termine di questo periodo, si può decidere di distruggere i documenti. L’amministratore convoca l’assemblea e redige il Verbale di Distruzione dei Documenti con l’approvazione dei condomini.

A quel punto egli diventa l’esecutore della delibera assembleare e non il distruttore, per quei documenti che l’assemblea ha dichiarato distrutti e da distruggere, quindi non sono più documenti.

Si possono distruggere solo nel momento in cui viene codificato il disinteresse del proprietario.

Intervento del Dott. Prof. Rosario Calabrese, Presidente Nazionale UNAI al Master Contabilità Condominiale

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